Fallstudien
KI-Telefonassistent
„Wir konnten eine zusätzliche Stelle im Service einsparen, ohne wichtige Anrufe zu verpassen.“
Stefan Pielmaier
Geschäftsführer
Problemstellung
Das Autohaus Bacher hatte mit einem dauerhaft hohen Anrufaufkommen zu kämpfen. Besonders zu Stoßzeiten und außerhalb der Öffnungszeiten konnten nicht alle Anrufe entgegengenommen werden. Dadurch gingen wichtige Anliegen wie Verkaufs- oder Leasinganfragen verloren. Zusätzlich mussten morgens zahlreiche verpasste Anrufe nachtelefoniert werden, was viel Zeit im Tagesgeschäft band. Das belastete das Team und führte dazu, dass Kundenanliegen nicht immer schnell genug bearbeitet werden konnten.
Lösung
Scalemax entwickelte einen KI-Telefonassistenten, der eingehende Anrufe automatisch entgegennimmt. Der Assistent erfasst das Anliegen, nimmt relevante Kundendaten auf und kann bei Bedarf direkt Termine für Werkstatt oder Verkauf vereinbaren. Anschließend wird die Anfrage strukturiert vorbereitet und an die passende Abteilung weitergeleitet.
Ergebniss
Seit dem Einsatz des KI-Telefonassistenten gehen keine wichtigen Anrufe mehr verloren. Verkaufs- und Serviceanfragen werden zuverlässig aufgenommen und schneller bearbeitet. Das Serviceteam wird im Alltag deutlich entlastet, während Kunden schneller die richtige Rückmeldung erhalten. Gleichzeitig konnte das Autohaus Bacher eine zusätzliche Serviceassistenz einsparen.
KI-BASIERTE PROJEKTAKTE
„Unsere Projekte laufen effizienter, weil Informationen schneller verfügbar sind und weniger Fehler entstehen.“
Michael Ahn
Geschäftsführer
Problemstellung
Bei Wolters Partner war die projektinterne Kommunikation über viele verschiedene Kanäle verteilt. Innerhalb eines Projekts waren zahlreiche interne und externe Beteiligte eingebunden, während Absprachen, Dokumente und Informationen über E-Mail, WhatsApp, Teams und Telefon liefen. Dadurch war der aktuelle Projektstand für andere Beteiligte oft schwer nachvollziehbar. Zudem fehlte eine zentrale Übersicht über Projektstände, Dokumente, Aufgaben und Abstimmungen.
Lösung
Scalemax entwickelte eine KI-basierte Projektakte, die an die Kommunikationskanäle der Mitarbeiter angebunden wurde. Der KI-Agent erkennt zuverlässig, zu welchem Projekt eine Konversation oder ein Dokument gehört. Projektbezogene Kommunikation, Dokumente und relevante Informationen werden dadurch automatisch zentral in einer digitalen Projektakte abgelegt — inklusive chronologischem Verlauf.
Ergebniss
Alle projektbezogenen Informationen, Dokumente und Konversationen werden heute zentral und chronologisch abgelegt. Projektbeteiligte sehen schneller, was besprochen wurde, welche Aufgaben offen sind und wie der aktuelle Stand ist. Informationen sind in Sekundenschnelle abrufbar. Dadurch wurde der manuelle Dokumentationsaufwand reduziert, Fehler wurden minimiert und Projekte können effizienter gesteuert werden.
KI-BASIERTE VERTRIEBSAUTOMATISIERUNG
„Wir verbringen weniger Zeit mit Datenpflege und Recherche – und mehr Zeit mit Gesprächen, die wirklich Umsatz bringen.“
Dennis Genge
Geschäftsführer
Problemstellung
Der Vertrieb von One Media Solution hatte mehrere Herausforderungen. Es gab kein vertriebsoptimiertes CRM-System und keine klaren Prozesse für Nachfassaktionen. Gleichzeitig waren die Unternehmensdaten für die Kaltakquise häufig veraltet und enthielten oft falsche Ansprechpartner oder veraltete Unternehmensinformationen. Dadurch konnte der Vertrieb nicht effizient arbeiten und verbrachte zu viel Zeit mit Recherche und wenig umsatzrelevanten Tätigkeiten.
Lösung
Scalemax entwickelte zunächst ein CRM-System, das konsequent auf Vertriebsprozesse ausgerichtet wurde. Innerhalb des CRM wurden klare Automatisierungen eingerichtet, die passende Angebote automatisch nachfassen. Zusätzlich wurde eine Lead-Enrichment-Engine integriert, die neue Unternehmensinformationen automatisch ins CRM einspielt — zum Beispiel neue Mitarbeiter, Ansprechpartner, offene Stellen oder Umsatzzahlen.
Ergebniss
Durch das neu implementierte CRM-System kann sich der Vertrieb von One Media Solution stärker auf Telefonate und den direkten Kontakt mit Kunden konzentrieren. Dokumentationsaufwand und Rechercheaufwand wurden deutlich reduziert. Durch die verbesserte Datenqualität können bessere Vertriebseinstiege gewählt und Kontakte gezielter angesprochen werden. Insgesamt führten die Maßnahmen zu einer Umsatzsteigerung von 40 %.
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Partnerunternehmen
Durch die Zusammenarbeit mit über 100 Partnerunternehmen aus verschiedensten Branchen kennen wir typische Prozesse, operative Engpässe und konkrete Automatisierungspotenziale.
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