Rechnungseingangläuft automatisch
01Rechnung erfassenEingang erkannt, Daten ausgelesen0,4 s
02Rechnung prüfenMit Bestellung und Lieferung abgeglichen2,1 s
03Rechnung ablegenAutomatisch benannt und zugeordnet0,6 s
04Buchung vorbereitenFreigabe gestartet, Team informiert0,9 s
Manuelle Schrittekeine
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Manuelle Abläufe kosten mittelständische Unternehmen jeden Tag Zeit und Geld. Mitarbeiter verbringen einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit mit Dateneingabe, Recherche, Dokumentation, Abstimmungen und wiederkehrenden administrativen Aufgaben. Gleichzeitig entstehen durch Medienbrüche und manuelle Übertragungen unnötige Fehler und Verzögerungen. So wird wertvolle Kapazität gebunden, die eigentlich für Kunden, Projekte und Wachstum zur Verfügung stehen sollte.
Zeitverlust
Sie und Ihre Mitarbeiter verbringen täglich Stunden mit wiederkehrenden Aufgaben wie Dateneingabe, Recherche, Dokumentation und Abstimmungen.
Fehleranfälligkeit
Manuelle Datenübertragungen und repetitive Prozesse führen zu vermeidbaren Fehlern, Nacharbeit und unnötigen Kosten.
Prozesschaos
Informationen verteilen sich auf E-Mails, Excel-Listen und verschiedene Systeme – Rückfragen häufen sich und Abläufe werden langsam und unübersichtlich.
Keine Skalierbarkeit
Mit wachsendem Auftragsvolumen steigt auch der manuelle Aufwand – und weiteres Wachstum erfordert immer mehr personelle Kapazitäten.
Potenziale erkennen und nutzen
Viele zeitaufwendige, manuelle und wiederkehrende Aufgaben lassen sich heute mit KI und Automatisierung deutlich effizienter lösen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die richtigen Prozesse zu identifizieren und zu erkennen, wo sich eine Automatisierung wirtschaftlich wirklich lohnt.
Genau dabei unterstützen wir Sie. Wir analysieren Ihre bestehenden Abläufe, identifizieren die größten Effizienzpotenziale und entwickeln Lösungen, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren bestehenden Systemen passen.
Was wir für unsere Kunden umgesetzt haben
''Durch die Automatisierungen sparen wir jeden Monat rund drei volle Arbeitstage in der Buchhaltung.''
Problem
Die Buchhaltung verursachte jeden Monat hohen manuellen Aufwand: Belege mussten geprüft, mit Lieferscheinen abgeglichen, korrekt abgelegt und für den Steuerberater vorbereitet werden. Zusätzlich nahm auch die Rechnungsstellung nach erbrachter Leistung regelmäßig Zeit in Anspruch.
Lösung
Wir haben die zentralen Buchhaltungsprozesse automatisiert: Belege werden automatisch geprüft, mit Lieferscheinen abgeglichen, korrekt abgelegt und monatlich für den Steuerberater aufbereitet. Zusätzlich haben wir die Rechnungsstellung so vereinfacht, dass Rechnungen nach erbrachter Leistung mit wenigen Klicks direkt am Handy erstellt werden können.
„Auch wenn gerade niemand ans Telefon gehen kann, wird jedes Anliegen zuverlässig aufgenommen und direkt an die richtige Stelle weitergegeben.“
Problem
Gerade in Stoßzeiten oder außerhalb der Öffnungszeiten konnten nicht alle Anrufe im Autohaus persönlich angenommen werden. Dadurch bestand das Risiko, dass wichtige Kaufanfragen, Terminwünsche oder Kundenanliegen verloren gingen oder erst verspätet bearbeitet wurden.
Lösung
Wir haben einen digitalen Telefonassistenten eingerichtet, der rund um die Uhr alle nicht beantworteten Anrufe übernimmt. Er beantwortet Fragen, nimmt Termin- und Verkaufsanfragen strukturiert auf und leitet jedes Anliegen inklusive aller relevanten Informationen direkt an die zuständige Abteilung weiter.
„Unsere Vertriebler verbringen deutlich weniger Zeit mit Dokumentation und können sich stärker auf den Kundenkontakt konzentrieren.“
Problem
Die Vertriebsmitarbeiter verbrachten zu viel Zeit mit Dokumentation und der Suche nach aktuellen Kundeninformationen. Gleichzeitig gingen wichtige Deals in der Menge an Kontakten unter und wurden teilweise nicht konsequent nachverfolgt.
Lösung
Wir haben ein vertriebsoptimiertes CRM-System implementiert, bestehende Daten bereinigt und einen automatischen Prozess zur laufenden Datenanreicherung aufgebaut. Dokumentation, Aktivitätserfassung und Nachfasssequenzen laufen heute weitgehend automatisiert, sodass sich der Vertrieb stärker auf den eigentlichen Verkauf konzentrieren kann.
„Heute haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf den aktuellen Projektstand, ohne Informationen mühsam zusammensuchen zu müssen.“
Problem
Die Kommunikation und Dokumentation innerhalb der Projekte war auf verschiedene interne und externe Beteiligte verteilt. Dadurch fehlte häufig ein gemeinsamer aktueller Projektstand und Informationen mussten mühsam über einzelne Personen, Ordner und Notizen zusammengetragen werden.
Lösung
Wir haben eine digitale Projektakte entwickelt, die die Kommunikation aller Projektbeteiligten automatisch zentral zusammenführt. Zusätzlich werden dort Projektfortschritte, Dokumente und Pläne strukturiert dokumentiert, sodass Informationen, Abstimmungen und aktuelle Projektstände jederzeit zentral verfügbar sind.
Weitere Referenzen
Aus über 100 Projekten in unterschiedlichsten Branchen kennen wir verschiedenste Prozesse, Strukturen und Anforderungen aus der Praxis. Dieses breite Prozessverständnis hilft uns, Potenziale schnell zu erkennen und Lösungen gezielt umzusetzen. Weitere Referenzen zeigen wir Ihnen gerne im persönlichen Austausch.
Der Weg zu effizienteren Prozessen
1
KI-Potenzialanalyse
In der KI-Potenzialanalyse lernen wir Ihr Unternehmen, Ihre Prozesse und aktuelle Herausforderungen kennen. Gemeinsam identifizieren wir erste Ansatzpunkte, bei denen KI und Automatisierung sinnvoll eingesetzt werden können.
2
Beratungsgespräch
Auf Basis der ersten Analyse konkretisieren wir die identifizierten Potenziale und zeigen mögliche Lösungsansätze auf. Gemeinsam klären wir, welche nächsten Schritte für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.
3
Vor-Ort-Audit
Wenn eine tiefere Analyse erforderlich ist, untersuchen wir Ihre Prozesse direkt vor Ort. Dabei identifizieren und priorisieren wir Automatisierungspotenziale und entwickeln daraus eine konkrete KI- und Umsetzungsstrategie.
*Sind bereits in den ersten Gesprächen konkrete und ausreichend klar definierte Potenziale erkennbar, kann das Vor-Ort-Audit entfallen und wir starten direkt mit der Umsetzung. Das Vor-Ort-Audit kostet 1.500 € und wird bei anschließenden Folgeprojekten vollständig angerechnet.
4
Umsetzung
Aus den identifizierten Potenzialen werden konkrete Lösungen. Wir entwickeln und integrieren Automatisierungen, KI-Workflows oder Agenten und begleiten die Umsetzung bis zum produktiven Einsatz.
Über Hendrik Arnold
Gründer & Geschäftsführer der Firma Scalemax
Schon in jungen Jahren begann Hendrik Arnold, eigene Onlineshops aufzubauen und sich intensiv mit den technischen Abläufen dahinter auseinanderzusetzen. Um Prozesse effizienter zu gestalten, entwickelte er früh erste Automatisierungen und verknüpfte unterschiedliche Systeme miteinander. So entstand aus praktischer Anwendung ein immer tieferes Verständnis für Software, Schnittstellen, Datenstrukturen und digitale Prozesse.
Über die Jahre verlagerte sich der Fokus zunehmend von einzelnen Anwendungen auf die Frage, wie sich komplette Geschäftsprozesse technisch strukturieren und automatisieren lassen. Dabei entwickelte sich insbesondere das Zusammenspiel aus IT, Prozesslogik und wirtschaftlicher Effizienz zu einer zentralen Stärke.
Mit dem Aufkommen moderner KI-Systeme eröffnete sich eine neue Dimension dieser Möglichkeiten. Hendrik begann früh damit, KI mit bestehenden Systemen und klassischen Automatisierungen zu verbinden und daraus produktive Anwendungen für Unternehmen zu entwickeln.
Heute bildet genau diese Kombination aus technischem Verständnis, Prozessdenken und praktischer KI-Erfahrung die Grundlage seiner Arbeit mit Scalemax.
Häufig gestellte Fragen
Benötigen wir eine eigene IT-Abteilung?
Können bestehende Systeme integriert werden?
Was passiert nach der Implementierung?
Wir haben schon einen IT-Dienstleister.
Was kann man alles automatisieren?
Welche Software automatisiert ihr?
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Wie sicher sind unsere Daten bei den Automationen?
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